Wsparcie ICT wobec nowego, poCOVIDowego modelu pracy

Pełna praca zdalna lub hybrydowe do niej podejście wymaga wielu udoskonaleń w systemach informatycznych firm. Obserwujemy narodziny nowego cyfrowego świata, do którego należy się dostosować, aby przetrwać i odnosić sukcesy.

Biurowce pustoszeją, zmienia się również sposób aranżacji ich przestrzeni – pojawia się więcej miejsc o charakterze mobilnym, do pracy tymczasowej. Trwa ekspresowa edukacja rynku i społeczeństwa w zakresie cyfryzacji. Zaczęto przykładać większą wagę do zabezpieczeń umożliwiających zapobieganie cyberatakom. Zapotrzebowanie na usługi i produkty ICT wzrosło i ta tendencja najprawdopodobniej się utrzyma.

W czasie naznaczonym przez koronawirus należy skupić się na nowych możliwościach i odważnych działaniach w obszarze zarządzania. Obecna sytuacja daje powody do tego, aby wykorzystać nowe technologie celem usprawnienia procesów zachodzących w firmie.

– Teraz jest ten moment, kiedy można przygotować firmę na nowe wyzwania. Świat dookoła się zmienia, więc my też powinniśmy. Mamy naprawdę ważne powody do tego, aby wykorzystać nowe technologie celem usprawnienia procesów zachodzących w firmie – mówi Michał Paschalis-Jakubowicz, CEO Oktawave.

Nowy model pracy stawia przed nami wyzwania. Dzisiejsze nowoczesne przedsiębiorstwa muszą funkcjonować interdyscyplinarnie. Dla większości firm przeniesienie pracy do obszaru online było czymś nowym, czymś, co zmuszało do zapoznania się z możliwościami, jakie daje nam technologia oraz jej umiejętne wykorzystanie. Konieczność komunikacji zdalnej spowodowała wypracowanie nowego modelu zarządzania, odpowiednio dostosowanego do obecnej sytuacji.

– W skali całej gospodarki, w Polsce przed pandemią niewiele firm korzystało z pracy zdalnej, było to ok. 5 proc. pracowników. Natomiast w czasach pandemii ta liczba zwiększyła się wielokrotnie, dla wielu firm był to skok na głęboką wodę – mówi Tomasz Klekowski, doradca ds. transformacji cyfrowej, członek Sektorowej Rady ds. Kompetencji Informatyka. – Podstawą pracy zdalnej jest wykorzystanie technologii, która umożliwia z jednej strony sprawną komunikację zdalną, z drugiej – dostęp do zasobów przedsiębiorstwa, z trzeciej strony zaś możliwość kontaktu z otoczeniem firmy, z klientami i kontrahentami. Bardzo szybko okazało się, że dla wielu firm i osób telepraca jest dużym wyzwaniem. Pojawiły się problemy związane z kontrolą, podziałem pracy, współpracą z innymi członkami zespołu, kwestie związane z samoorganizacją pracy i mnóstwo problemów związanych z komunikacją – dodaje.

Aktualizacja architektury IT na potrzeby nowego środowiska pracy

Wiele przedsiębiorstw przekonało się, że bez rozwiązań IT nie da się funkcjonować w obecnych czasach. Wobec tego należy zadbać o architekturę systemów, tak aby były spełniała ona wymogi obecnej sytuacji.

– Jeżeli w sposób zdalny omawiamy sprawy, które później będziemy chcieli patentować czy też te, które za chwile będą stanowiły tajemnicę przedsiębiorstwa, to już tutaj zwykła architektura IT jest kompletnie niewystarczająca. W tym miejscu musi być zachowany odpowiedni poziom zarówno bezpieczeństwa przekazu, jak i bezpieczeństwa rejestracji tego, co zostanie wytworzone. Staniemy przed koniecznością zmian i moim zdaniem jest to szansa na przejście na rozwiązania chmurowe, dlatego, że w wielu wypadkach budowanie własnej architektury IT dla dużej części przedsiębiorstw będzie zadaniem kompletnie nieopłacalny – komentuje Wiesław Paluszyński, prezes PTI, wiceprezes PIIT, przewodniczący Rady ds. Kompetencji Sektora Telekomunikacja i Cyberbezpieczeństwo.

– Musimy być przygotowani na sytuacje skrajne, czyli pracę w całości zdalną, możliwość przeprowadzenia wszystkich procesów w nowej formule i oczywiście różne modele pracy hybrydowej, kiedy tylko część tych procesów jest prowadzona zdalnie. W każdym z tych przypadków stanowi to wyzwanie dla infrastruktury IT, musi ona zapewnić możliwość pracy, przepustowość i odpowiedni stopień zabezpieczenia – mówi Michał Paschalis-Jakubowicz – Chmura, poza wszystkimi narzędziami, które zapewnia do pracy zdalnej, gwarantuje dodatkowo bardzo ważną kwestię – jest elastyczna kosztowo – dodaje.

Rozwój automatyzacji procesów biznesowych

Nowe modele biznesowe wymagają również automatyzacji procesów. Wobec wyzwań, jakie stawia nam praca zdalna, z pomocą przychodzą rozwiązania digitalizowania wszelkich informacji i dokumentów.

– Musimy na nowo przeanalizować niektóre procesy zachodzące w firmie, aby dobrać do tego odpowiednie narzędzia. Rozwiązań jest dużo i są różne. Kwestie bezpieczeństwa musimy zaprojektować od razu. Nie ma sensu projektować najpierw procesów, a na samym końcu starać się nałożyć na to kwestie bezpieczeństwa. To tak nie działa – powiedział Wiesław Paluszyński.

– Jest cała grupa technologii, która bardzo pomaga w nagłych sytuacjach, kiedy pojawia się potrzeba bardzo szybkiego skalowania biznesu. Jedna rzecz to wykorzystanie chmury do skalowania aplikacji, druga to automatyzacja kontaktów z klientami. Rozmawiałem z jedną z firm, która wdraża rozwiązania związane z chat-botami. Dzięki wdrożeniu od początku pandemii chatbota posługującego się językiem naturalnym, klient pięciokrotnie zwiększył liczbę obsługiwanych zapytań. Jest cała grupa technologii, która bardzo pomaga w takich nagłych sytuacjach, kiedy pojawia się potrzeba bardzo szybkiego skalowania biznesu. Jedna rzecz to oczywiście kwestie chmurowe, ale również procesy i kontakty z klientami. Tam również można niektóre rzeczy bardzo efektywnie skalować. Są też rozwiązania z obszaru robotic process automation, gdzie można niektóre procesy zorganizować w taki sposób, aby klienci sami mogli się w nie włączać, inicjować ich rozpoczęcie i wypełniać formularze z danymi niezbędne do szybkiego załatwienia sprawy – dodaje Tomasz Klekowski.

Nowy model zarządzania IT – elastyczność wobec zastosowania nowych rozwiązań

Nowa, hybrydowa organizacja pracy wymusi też nowy model zarządzania IT, a tym samym nowe potrzeby pod adresem sektora IT. Pytanie, czy dyrektorzy IT w tych dynamicznych czasach są wystarczająco elastyczni w zastosowaniu nowych rozwiązań adekwatnych do tych zmian?

– Myślę, że szefowie IT są pod podwójną presją. Z jednej strony powinni przeorganizować pracę swoją oraz swoich działów według nowych zasad i procesów, a z drugiej – muszą umożliwić tę pracę całej reszcie firmy. Uważam, że obowiązkiem przedsiębiorstw i zarządów będzie zapewnienie wsparcia szefowi IT. Pomoc powinna dotyczyć zarówno samego projektowania procesów, jak i pozyskaniu kompetencji związanych z nowymi obszarami i rodzajami działalności, infrastruktury, rozwiązań, czy aplikacji, z którymi do tej pory nie musiał on mieć do czynienia – dodaje Michał Paschalis-Jakubowicz.

Są procesy, z którymi nie ma problemów, jednak oprócz nich pojawiają się nowe, które wymagają zastosowania innych technologii, co może stanowić wyzwanie dla CEO.

– W obecnym czasie procesy przebiegają w sytuacji zagrożenia dla firmy, jej istnienia lub braku możliwości przeniesienia działalności do innego wymiaru. Będą one przebiegały zupełnie inaczej, wzrośnie ryzyko, ale jednocześnie musi wzrosnąć świadomość, w jaki sposób dany proces bezpiecznie w firmie przeprowadzić – zauważa Wiesław Paluszyński.

– Z perspektywy transformacji cyfrowej epidemia z całą pewnością jest akceleratorem i katalizatorem procesów, które i tak by się wydarzyły, ale zajęłyby pewnie dużo więcej czasu. Moje przesłanie do dyrektorów IT oraz ludzi, którzy myślą o zastosowaniu technologii w firmach jest takie, że w momencie, kiedy już przeszliśmy przez pierwszy szok i wyzwania podtrzymania ciągłości biznesu są za nami – zadajmy sobie kolejne pytanie: jak możemy na tym wygrać? Jakie nowe szanse wyłaniają się w świecie po pandemii? – dodaje Tomasz Klekowski.

–Teraz jest ten moment, kiedy można firmę przygotować na kolejne turbulencje. Ponieważ nagle wszystko się pozmieniało, a w wielu przypadkach stanęło na głowie – dotychczasowy kurs warto zrewidować i dostosować do nowej rzeczywistości. Jest to tzw. window opportunity do tego, żeby w dosyć odważny sposób spojrzeć, czy jednak nie zrobić rzeczy inaczej, lepiej – podsumowuje Michał Paschalis-Jakubowicz.

Link do webinaru z pełnymi wypowiedziami: https://www.youtube.com/watch?v=_dXrf1F6yUM&t=1181s