Jak optymalizować koszty IT w przedsiębiorstwie?

Jak zauważa firma Polcom, większość CIO zna ideę redukcji kosztów IT, jednak ewolucja w kierunku biznesu cyfrowego oznacza, że działy takie jak IT czy finansowy, w tym CFO, muszą wyjść poza proste obcinanie kosztów.

Wdrożenie odpowiednich rozwiązań, takich jak systemy ERP, CRM czy też logistyczne, wiąże się z dostosowaniem infrastruktury informatycznej do wymogów konkretnego narzędzia. Odpowiednie przygotowanie infrastruktury informatycznej pod kluczowe aplikacje biznesowe w przedsiębiorstwie oraz jej zabezpieczenie znacznie ogranicza ryzyko przestojów, które mogą być źródłem strat. Jest to o tyle istotne, ponieważ – jak ocenia firma Gartner – przedsiębiorstwa na świecie tracą średnio 5600 dolarów na minutę w wyniku przestojów w dostępie do systemów informatycznych.

– Często podstawowym elementem kosztów inwestycyjnych w obszarze IT w wielu firmach jest zakup infrastruktury informatycznej oraz jej utrzymanie. Nie zawsze jednak jest to najlepsze rozwiązanie. Na rynku dostępne są alternatywne modele pozyskania informatyki w firmie, np. cloud computing, zapewniający możliwość optymalizacji kosztów oraz wpływający na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych – zaznacza Robert Czarniewski, CFO i wiceprezes w firmie Polcom.

Wśród głównych korzyści takiej usługi można wymienić optymalizację kosztów inwestycyjnych. Wynika to z faktu, że firmy nie muszą inwestować w modernizację lub rozbudowę platformy informatycznej. Kolejny aspekt to przewidywalność kosztów operacyjnych i inwestycyjnych, który możliwy jest dzięki czytelnemu modelowi opłat abonamentowych oraz umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA). Inny czynnik to zwiększenie ciągłości działania IT – gwarantowany, wspominaną już umową SLA, poziom dostępności usług. Ostatni element, ale równie istotny to skrócenie czasu wdrożenia, a tym samym ewentualnego przestoju w funkcjonowaniu firmy.

IT szyte na miarę potrzeb biznesu

Cloud computing to informatyka dostępna dla klienta na żądanie. Model chmurowy eliminuje konieczność budowy i utrzymywania własnej infrastruktury IT, co tym samym redukuje problemy związane z brakiem zasobów IT oraz ciągłego dopłacania do już zakupionej architektury. Co więcej, cloud computing zapewnia pełną skalowalność, dzięki której nie ma konieczności inwestycji w zasoby informatyczne IT – m.in. w sytuacjach maksymalnego obciążenia, widocznego choćby podczas zamykania roku finansowego. W efekcie sprzęt, mimo że nie jest wykorzystywany, powoduje koszty w przedsiębiorstwie. Cloud computing sprawia, że niezależnie od tego, ile zasobów będzie potrzebnych w organizacji w danym momencie, mogą one zostać udostępnione na życzenie, co rozwiązuje problem związany z niedoszacowaniem projektu informatycznego.

– Dla przykładu, przedsiębiorstwo chcąc przetestować nową aplikację, służącą do zarządzania relacjami z klientami, musi zakupić dodatkowe serwery i inne elementy infrastruktury. W ramach testów okazuje się, że aplikacja nie spełnia odpowiednich wymogów, a jej funkcjonalności pokrywają się w ramach innego rozwiązania od lat wykorzystywanego w organizacji. Firma rezygnuje więc z niej, ale zostaje jej niepotrzebna infrastruktura. Chmura zupełnie niweluje ten problem z uwagi na możliwość stworzenia środowiska „szytego na miarę potrzeb”. Ważna jest tutaj oczywiście pomoc dostawcy w zarządzaniu usługą, co pozwala uniknąć wielu błędów – mówi Robert Czarniewski.

Studium przypadku – tradycyjne IT kontra chmura

Analizując wykorzystanie tradycyjnego IT i chmury, weźmy za przykład jednego z naszych klientów — przedsiębiorstwo produkcyjne, które podjęło decyzję o wdrożeniu jednego z popularniejszych systemów ERP, działającego w tzw. in memory. Oznacza to, że przetwarzanie danych wykonywane jest w pamięci operacyjnej RAM, co determinuje wysokie wymagania dla architektury IT. Planowane wdrożenie miało obejmować wszystkie procesy w biznesowe w firmie. Z poziomu technologii konieczne było uruchomienie dedykowanych serwerów produkcyjnych, testowych i deweloperskich. Ponadto liczba pracowników wprowadzających dane do systemu oscylowała wokół 300–500 osób, co determinowało wielkość codziennie nadpisywanych danych na poziomie 50-150 GB. Dodatkowo wielkość systemów i danych stanowiło ok. 10 TB.

W przypadku modelu tradycyjnego (zakupowego) konieczny był zakup sprzętu w odpowiedniej konfiguracji, zgodnego z compliance producenta, inwestycje związane z jego wdrożeniem i utrzymaniem oraz nakłady na systemy. Pod kątem dedykowanej platformy cloud wyzwaniem był natomiast wynajem certyfikowanego środowiska zgodnego z wymogami producenta oraz wybór dostawcy usługi, który miał dostarczyć skalowalną architekturę, systemy operacyjne i usługi serwisu sprzętu.

– Koszty wdrożenia i utrzymania infrastruktury w modelu tradycyjnym zostały oszacowane na ok. 2,5 mln. Z kolei koszty wynajmu certyfikowanego środowiska o przedmiotowych parametrach dla serwerów: produkcyjnego, deweloperskiego i testowego na dedykowanej platformie cloud, wyniosły. 1,5 mln w rozbiciu na okres 5 lat. Taka analiza pokazała klientowi, że wybierając utrzymanie systemu, z wykorzystaniem modelu usługowego (cloud computing) w zamian zakupu i utrzymania systemu ERP we własnym zakresie pozwoli mu na obniżenie TCO w skali 5 lat o nawet 40 proc. – dodaje Robert Czarniewski.

Standaryzacja IT ważnym czynnikiem w rozwoju biznesu

Warto podkreślić, że cloud computingu pozwala na uproszczenie procesów IT, co jest związane z możliwością dokładniejszego szacowania jego kosztów wg aktualnych i zmiennych w czasie potrzeb. Efekt jest taki, że dzięki usługom chmurowym nigdy nie zapłaci się za coś, czego się nie potrzebuje.

W efekcie takiej standaryzacji IT, z punktu widzenia zarządzania całym przedsiębiorstwem, obszar ten staje się kosztowo bardziej przewidywalny, a zatem łatwiejszy w zarządzaniu. Wykorzystanie cloud computingu usprawnia też zarządzanie biznesem, poprzez znaczne skrócenie time to market dla nowych projektów biznesowych, wykorzystujących rozwiązania informatyczne – co jest istotne w przypadku wielu branż produkcyjno-przemysłowych. Jest to więc ważny, kolejny krok na drodze włączenia struktur IT w kluczowe procesy decydujące o strategii i rozwoju całego przedsiębiorstwa. Oznacza to nową możliwość wykorzystania najbardziej innowacyjnych technologii, które dla zarządów stają się narzędziem do spełniania celów biznesowych, będą łatwiejsze do zrozumienia, a tym samym uwzględnienia ich w planach inwestycyjnych.

Polcom od prawie 30 lat działa na rynku polskim i europejskim. Początkowo firma była integratorem IT i koncentrowała się usługach w zakresie przechowywania danych. Obecnie Polcom ma w Polsce zespół ośrodków przetwarzania danych zlokalizowanych pod Krakowem i Katowicami. Wśród klientów Polcom znajdują się m.in.: Allegro, Grupa Nowy Styl, Amway, Polaris czy Brenntag Polska.