Tylko 26 proc. polskich firm jest gotowych na zakończenie pracy zdalnej

Firmy, które jeszcze niedawno zmagały się z wywołanym epidemią sprawnym przeniesieniem pracy na tryb zdalny, teraz stoją w obliczu nowego wyzwania – ponownego podjęcia pracy w biurze. Przed kadrą zarządzającą powstaje konieczność zapewnienia pracownikom szybkiego bezpiecznego powrotu na stanowiska pracy. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez ekspertów firmy doradczej Deloitte podczas webinaru „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”, ponad 30 proc. zapytanych nie podjęło w tym kierunku jeszcze żadnych kroków.

Opracowanie strategii powrotu do biur wymaga uwzględnienia szeregu czynników, takich jak: zmiany w umowie społecznej, makroekonomiczne skutki epidemii, przepisy dotyczące ochrony zdrowia, a także preferencji i obaw pracowników. Eksperci Deloitte, by możliwie uprościć ten proces, rekomendują podzielić go na trzy etapy.

Nowa umowa społeczna między pracodawcą a pracownikiem

Jak zauważają eksperci firmy doradczej, zmiana umowy społecznej między pracodawcą a pracownikami, jest jedną z najważniejszych zmian, spowodowanych pandemią. Warto przeanalizować, jak głębokiej transformacji ona uległa. Z dnia na dzień znikają uprzedzenia dotyczące pracy z domu. Wiele firm, wbrew początkowym obawom kadry zarządzającej, odnotowało wzrost wydajności pracowników. Z drugiej strony, za sprawą tak częstych w ostatnich miesiącach wideokonferencji znacznemu zatarciu uległy granice między pracą a życiem osobistym.

– Dobre samopoczucie pracowników stało się widocznym priorytetem, zwłaszcza że wielu z nich boryka się z problemem utraty kontaktu z rodziną i przyjaciółmi. Zauważalny jest także wzrost oczekiwań dotyczących bezpieczeństwa. I to rozumianego bardzo szeroko – fizycznego, emocjonalnego, finansowego i cyfrowego – mówi Konrad Pszenny, Partner Associate w Dziale Risk Advisory w Deloitte.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez ekspertów Deloitte wśród ponad 500 uczestników webinaru „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”, właśnie zapewnienie poczucia bezpieczeństwa jest największym wyzwaniem dla firm w związku z powrotem do biur. Przyznało tak aż 49 proc. ankietowanych. Kolejne 20 proc. obawia się dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości. Najmniejszym problemem zdają się być przygotowanie biura oraz dostosowanie wszystkich procedur i regulaminów pracy. Za wyzwanie uważa to odpowiednio 15 proc. i 14 proc. uczestników webinaru.

Trzeba mieć plan

Zdaniem ekspertów firmy doradczej konieczne jest sprawne opracowanie i przekazanie pracownikom jasnych zasad, dotyczących podstawowych kwestii, takich jak działania podejmowane przez specjalne grupy robocze, zmierzające do otwarcia firmy. Do najważniejszych pytań, jakie powinien sobie zadać pracodawca, należy to, w jaki sposób zaplanować powrót do firmy.

– Konieczne jest zdecydowanie praca jakich pionów, funkcji i stanowisk jest konieczna na miejscu ze względu na efektywność, a kto może nadal pracować zdalnie. Kolejnym krokiem będzie ocena rodzajów zadań, które zespoły muszą wykonywać na miejscu dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania oraz systematycznego powrotu do biura. Należy przy tym pamiętać, że zespoły pracujące zdalnie nadal potrzebują wsparcia i konieczne jest określenie zasad ich działania, a nawet przeprowadzenie szkoleń z efektywnej i wygodnej pracy z domu – mówi Piotr Potejko, doradca zarządu ds. bezpieczeństwa, Deloitte. Ekspert dodaje, że stopniowe wprowadzanie pracowników do firmy powinno przebiegać na podstawie wytycznych dotyczących testowania, monitoringu stanu zdrowia, zagospodarowania przestrzeni i zarządzania miejscem pracy. Opracować należy również zasady przyjmowania gości, uwzględniające wydajność oraz bezpieczeństwo fizyczne i emocjonalne zarówno klientów zewnętrznych, jak i pracowników.

Z ankiety przeprowadzonej wśród uczestników webinaru wynika, że aż w 69 proc. organizacji procedury związane z powrotem do biura będą wdrażane poprzez przekazanie pracownikom zaleceń i wytycznych. Tylko 15 proc. planuje przyjąć w tym celu odrębne procedury, a jedynie 1 proc. myśli o zmianie regulaminu pracy. Z kolei 13 proc. nie podjęło jeszcze decyzji w tej sprawie.

Nie tylko maski i rękawiczki

Proces powrotu do pracy stacjonarnej powinien uwzględniać scenariusze gospodarcze i aktualne informacje o przepisach obowiązujących w Polsce. Do takich należą zalecenia Głównego Inspektora Pracy. To wytyczne dla pracodawców, które zostały podzielone na dwie grupy. Pierwsza z nich obejmuje czynności konieczne do przeprowadzenia jeszcze przed powrotem pracowników do miejsca pracy. Należy do nich m.in. stworzenie planu działań obejmującego wdrożenie właściwych środków bezpieczeństwa i kontroli, takich jak środki techniczne (np. obudowy pleksiglasowe, oddzielanie stanowisk pracy przegrodami), środki organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i liczby przerw), środki ochrony osobistej (np. maseczki, rękawiczki) czy środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami).

Już po powrocie GIP zaleca m.in. wykonywanie tylko niezbędnych prac i przełożenie zadań mniej pilnych na później; rekomendację pracy zdalnej, szczególnie dla grup wysokiego ryzyka; przestrzeganie przepisów w zakresie czasu pracy i okresów odpoczynku, a także minimalizowanie obecności osób trzecich w biurze oraz kontaktu fizycznego między pracownikami.

– Szczególną uwagę powinny poświęcić tym wytycznym firmy, których wszyscy lub niemal wszyscy pracownicy wykonywali w ostatnich tygodniach pracę zdalną. W naszej ankiecie aż 26 proc. organizacji zadeklarowało, że są gotowe do powrotu do biura lub od kilku dni pracują stacjonarnie. Kolejne 42 proc. przeprowadziło wśród pracowników ankiety i jest w trakcie weryfikacji wyników – mówi Jakub Kowal, radca prawny, Senior Associate w Deloitte Legal. Ekspert dodaje, że 31 proc. organizacji nie podjęło jeszcze żadnych kroków w kierunku powrotu do biura.