Zwolniony z VAT, ale nie z KSeF. Praktyczny przewodnik

Od 1 kwietnia 2026 r. planowany obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF ma objąć również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – w tym przedsiębiorców, którzy dziś fakturują sporadycznie. Chodzi przede wszystkim o podmioty, które rzadko mają styczność z fakturowaniem, wystawiają dokumenty głównie „na żądanie” nabywcy i funkcjonują zarówno w relacjach B2B, jak i B2C. Dla tej grupy kluczowe będzie zrozumienie, kiedy należy wystawić fakturę oraz jak zorganizować proces, aby uniknąć przestojów w sprzedaży i rozliczeniach.

KSeF nie jest rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla czynnych podatników VAT. Odnosi się on nie tyle do samego faktu prowadzenia sprzedaży, ile do czynności wystawiania faktur.

– Kluczowe znaczenie ma nie status VAT sprzedawcy, lecz to, czy wystawia faktury na podstawie polskich przepisów. Dla firm „uruchomienie” KSeF w praktyce oznacza moment, w którym po raz pierwszy wystawią fakturę objętą obowiązkiem systemu. Jeśli podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT nie wystawia faktur, nie ma obowiązku korzystania z e-faktur. Jeżeli jednak wystawia faktury, co do zasady powinien wystawiać je w KSeF. Co także ważne: w przypadku sprzedaży na rzecz odbiorców indywidualnych (B2C) nie mamy obowiązku wystawiania faktury w KSeF – wyjaśnia Katarzyna Krzemińska, kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.

Ważne jest jednak rozróżnienie rodzajów wystawianych dokumentów.

Każda faktura dokumentująca transakcję B2B („na firmę”) musi zostać wystawiona w systemie KSeF, a sprzedawca powinien posługiwać się NIP swoim i kupującego. Przy sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktury KSeF. Sprzedawca może dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF, przy czym dokument musi być przekazany kupującemu w inny, uzgodniony z nim sposób, poza systemem, chyba że konsument wyrazi zgodę na jej udostępnienie wyłącznie w KSeF.

Do końca 2026 roku tzw. faktury uproszczone (paragon z NIP do 450 zł) oraz faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących nadal mogą być wystawiane poza KSeF.

Dokument sprzedaży a KSeF: faktura czy rachunek?

W przypadku sprzedaży dla firm – zawsze wystawiamy fakturę. Jeśli sprzedajemy konsumentom – może on poprosić o fakturę, a my mamy obowiązek ją wystawić, jeśli prośba taka pojawiła się w terminie określonym przepisami.

Gdy kupujący wystąpi z żądaniem wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy od dnia zakupu, sprzedawca ma obowiązek wystawić ten dokument w ustawowych terminach, tj:

1) prośba o fakturę pojawiła się do końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży – wówczas dokument powinien być wystawiony najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży;

2) jeżeli kupujący poprosi o fakturę po upływie tego miesiąca, sprzedawca ma 15 dni na wystawienie dokumentu;

3) w przypadku zgłoszenia się po fakturę po upływie 3 miesięcy – sprzedawca nie musi takiej faktury wystawiać, ale może to zrobić dobrowolnie.

– W sytuacjach, gdy faktura nie jest wymagana, sprzedawca korzystający ze zwolnienia z VAT może posługiwać się rachunkiem jako dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Wybór między fakturą a rachunkiem zależy zatem od tego, czy sprzedajemy dla firm, czy konsumentów, a w przypadku sprzedaży dla konsumentów – znaczenie ma także to, czy klient poprosi o fakturę w ustawowym terminie oraz jaki dokument jest mu potrzebny do rozliczeń – komentuje Katarzyna Krzemińska.

Faktura w KSeF krok po kroku: wymagane elementy

E-faktura wystawiana zgodnie z wytycznymi KSeF nadal będzie zawierać klasyczne elementy dotychczas stosowanej dokumentacji sprzedaży. Oznacza to, że nadal musi obejmować: datę wystawienia, dane nabywcy i sprzedającego, rodzaj towaru lub usługi, miarę i liczbę/zakres usług, cenę jednostkową, kwotę należności ogółem.

– Kluczową zmianą jest jednak obowiązek posługiwania się swoim NIP podczas wystawiania faktur dla firm. Dla kogo ta zmiana jest istotna? Przed wejściem w życie systemu KSeF osoby prowadzące działalność nierejestrową lub najem rozliczany prywatnie (w obu przypadkach podlegając zwolnieniu z VAT) nie miały obowiązku posługiwania się swoim NIP, nawet jeśli fakturowały sprzedaż dla firm.

Po wdrożeniu KSeF – osoby fizyczne z działalnością nierejestrową lub najmem prywatnym przy fakturowaniu sprzedaży dla firm będą zobligowane do wystawienia faktury w KSeF, a więc mają obowiązek posługiwać się także swoim NIP-em. Aby otrzymać NIP, osoby te powinny złożyć w US druk NIP-7 oraz VAT-R (w treści wskazując korzystanie ze zwolnienia z VAT). Na tej podstawie urząd nada NIP oraz „otworzy” konto w KSeF.

Co jednak ważne: jeśli łączna wartość sprzedaży (brutto) z faktur standardowo „podlegających” pod KSeF w danym miesiącu nie przekroczy u nas 10 tys. zł – wówczas do 31 grudnia 2026 r. nadal możemy sprzedaż fakturować poza KSeF, w tym wystawiać faktury papierowe. Oznacza to, że najmniejsi podatnicy (działalności jednosobowe zwolnione z VAT, działalność nierejestrowana, najem prywatny) przy sprzedaży dla innych firm do KSeF obowiązkowo wejdą dopiero w styczniu 2027.

Po wejściu w obowiązek fakturowania w KSeF należy pamiętać, że faktura ustrukturyzowana powinna zawierać NIP obu stron transakcji (kupującego i sprzedawcy) – podsumowuje Katarzyna Krzemińska.