Pilotażowe wdrożenie systemu EZD RP w chmurze AWS

Starostwo Powiatowe w Łęcznej, Zakład Usług Komunalnych w Puławach i Szpital Puławy (Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej) są pierwszymi jednostkami samorządu terytorialnego w Polsce, w których został wdrożony EZD RP w publicznej chmurze. Wdrożenie odbyło się w ramach pilotażowego programu prowadzonego przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy. Firma Senetic, stojąca za wdrożeniem, wykorzystała do niego rozwiązania chmurowe Amazon Web Services (AWS). To pierwsza w Polsce instalacja systemu EZD RP w chmurze publicznej w ramach programu NASK.

Już od 2025 r. wszystkie podmioty publiczne w Polsce będą miały obowiązek stosowania systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Udostępnienie jednolitego, bezpłatnego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją ma na celu usprawnienie procesów administracyjnych. Szacuje się, że docelowo z wdrożonego EZD RP będzie korzystało ponad milion użytkowników.

Oparcie tego systemu na chmurze jest szczególnie korzystne dla jednostek małych lub o rozproszonej strukturze. Dzięki temu mogą one zaoszczędzić koszty i stworzyć wspólne, ustrukturyzowane i bezpieczne środowisko IT. EZD RP daje możliwość instalacji w wielu środowiskach, jednak wykorzystanie do tego rozwiązań chmury publicznej daje najszybsze rezultaty. Próg kosztów zakupu infrastruktury tradycyjnej dla małych podmiotów jest w większości przypadków zbyt wysoki.

– Podstawą było zrozumienie schematu działania aplikacji i zastosowanych w niej technologii, a następnie zastosowanie adekwatnych rozwiązań w chmurze publicznej, będących zarazem w odpowiadających sobie standardach. Kluczowym etapem było zastosowanie w jak największym stopniu usług zarządzanych przez AWS, a nie tylko wykorzystanie mocy obliczeniowej i przestrzeni dyskowej. Usługi zarządzane dają dużo większe możliwości w zakresie automatyzacji, skalowania oraz bezpieczeństwa, a jednocześnie obniżają koszty dodatkowe, jak obsługa i utrzymanie. Produktem końcowym naszych prac jest usługa EZD RP dostarczana jednostkom w modelu SaaS (Software as a Service), dzięki czemu jest prosta w implementacji w środowisku instytucji, nie wymaga szkoleń technicznych, wdrożenia oraz szeregu komponentów dodatkowych (kopie zapasowe, zabezpieczenia itp.), a finansowy próg wejścia jest wielokrotnie niższy niż w przypadku infrastruktury lokalnej – mówi Bartosz Kwiatkowski, Technical Director w Senetic.

Za pomocą EZD RP można kompleksowo zarządzać dokumentacją w jednostce, dzięki czemu jest to proces szybszy i od początku uporządkowany. W systemie możliwa jest zarówno obsługa przesyłek wpływających, jak i wychodzących oraz rozdzielenie korespondencji, co bardzo przyspiesza i ułatwia pracę w tym zakresie. EZD RP ułatwia nie tylko dekretację, ale i kwalifikację dokumentacji. Usprawnia też kompletowanie akt sprawy oraz tak ważny proces, jakim jest archiwizacja. EZD RP jest zintegrowane z e-Doręczeniami, które od 1 stycznia 2024 r. będą obowiązkowe.

EZD RP został zrealizowany w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 (POPC), oś priorytetowa II „E-administracja i otwarty rząd”, Działanie nr 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”.