Outsourcing: jakie zadania warto powierzyć zewnętrznym ekspertom?

Przedsiębiorcy, szczególnie z sektora MŚP, często chcą zajmować się wszystkimi procesami w firmie samodzielnie. Daje im to poczucie pełnej kontroli nad swoim biznesem. Niestety – zazwyczaj odciąga to ich uwagę od głównych celów działalności.

Część z zadań można jednak realizować przy pomocy outsourcingu. Należy jednak pamiętać o dokładnej weryfikacji doświadczenia i kompetencji outsourcera. Na co warto zwracać uwagę?

Co to jest outsourcing?

Polega on na zleceniu firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Może dotyczyć zarówno świadczenia usług podstawowych (podwykonawstwo), jak i procesów wspierających. Rynek outsourcingu powiększał się w tempie 18-20 proc. – wynika z raportu Fundacji Pro Progressio. Warto tutaj podkreślić, że wzrost obejmuje również liczbę zatrudnienia oraz tworzenia się nowych podmiotów świadczących dane usługi. Decydując się więc na outsourcing warto zwrócić uwagę na takie czynniki jak:

• cena usługi – oszczędności oferują te firmy, które korzystają ze sprawdzonych i efektywnych metody obsługi firm. Z reguły, im bardziej dostosowane rozwiązanie, tym wyższa cena.

• zakres usługi – jeśli zlecamy zadania z obszaru, na którym się nie znamy, dużo łatwiej o nieporozumienie. Zwracajmy uwagę na przejrzystość oferty i ukryte koszty;

• uwolnienie własnych zasobów – stopień odciążenia pracowników. Dzięki outsourcingowi mogą skupić się na głównej działalności;

• elastyczność – procesy biznesowe nie zawsze wymagają takiego samego stałego nakładu pracy. Outsourcing daje możliwość większego dostosowania do aktualnych potrzeb organizacji niż w przypadku pracownika etatowego.

– W przypadku wyboru dobrej oferty i dobrego dostawcy, outsourcing jest zwykle lepszym rozwiązaniem niż poleganie wyłącznie na własnych zasobach i pracownikach. Nie jest to jednak całkowite przeniesienie odpowiedzialności i wysiłku. Dobry outsourcing oznacza, że wiemy, jak działać, mamy większą pewność i więcej czasu dzięki dobrej współpracy. Wsparcie ekspertów może okazać się kluczowym czynnikiem w krytycznych sytuacjach, takich jak kontrola organu nadzorczego – mówi Paweł Mielniczek, ekspert ds. ochrony danych z ODO 24.

Przydatność i wyższa jakość

Usługa outsourcingu może się przydać m.in. jeśli przedsiębiorstwo chce zadbać o obszar, w którym się specjalizuje – często jedyną alternatywą jest przeszkolenie lub zmiana specjalizacji własnych pracowników. Nawet jeżeli docelowo danym procesem firma chce zajmować się sama, to tymczasowy outsourcing pozwoli uniknąć wewnętrznych problemów i pozwoli uzyskać niezbędną praktykę. Co więcej, taka usługa można się przydać w przypadku, gdy organizacja chce dysponować najwyższą pewnością rozwiązań – doświadczenie firmy zewnętrznej w wąskiej dziedzinie daje gwarancję, że żaden z ważnych aspektów nie został pominięty. Organizacje nastawione na efektywność chcą, aby ich pracownicy skupili się na głównych zadaniach. Z kolei międzynarodowa korporacja o dużej skali działalności, potrzebuje rozwiązań najwyższej jakości.

– Najczęściej outsourcowane usługi to m.in. doradztwo i consulting, call center, księgowość, kadry i płace, archiwizacja i utylizacja dokumentów, nośników i urządzeń, usługi logistyczne i transport – wykorzystanie zewnętrznej floty zmniejsza ryzyko i zwiększa elastyczność oraz usługi i rozwiązania IT. Co więcej, sprawdza się on również w obszarze ochrony danych osobowych. Przetwarzanie informacji jest obecne w codziennej działalności przedsiębiorstw, dlatego warto nie lekceważyć również tego obszaru – uważa Paweł Mielniczek.