e-Doręczenia obowiązują już wszystkich przedsiębiorców w CEIDG

Od 1 października 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) są zobowiązani do posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych. To ważna zmiana przede wszystkim dla firm zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 r., które dotychczas nie zostały objęte tym obowiązkiem. Centralny Ośrodek Informatyki przypomina, że samo złożenie wniosku o adres do e-Doręczeń nie wystarczy. Równie ważne są aktywacja skrzynki, regularne sprawdzanie korespondencji oraz odpowiednia organizacja jej obsługi.

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczne i prawnie skuteczne wysyłanie oraz odbieranie korespondencji elektronicznej, m.in. w kontaktach przedsiębiorców z administracją publiczną. System zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz dowody nadania i otrzymania korespondencji.

Obowiązek wprowadzany etapami

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń był wprowadzany dla przedsiębiorców etapami. Firmy zarejestrowane w CEIDG od 1 stycznia 2025 r. zakładały adres do e-Doręczeń już podczas rejestracji działalności. Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. założenie adresu do e-Doręczeń było powiązane z aktualizacją wpisu dokonywaną po 30 czerwca 2025 r.

Od 1 października 2026 r. wymóg posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń (ADE) wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) dotyczy również pozostałych przedsiębiorców zarejestrowanych przed 2025 r. Oznacza to zakończenie kolejnego etapu wdrażania usługi i objęcie obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG.

Samo założenie adresu nie wystarczy – konieczna jest aktywacja skrzynki

Przedsiębiorcy, którzy złożyli wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, powinni upewnić się, że ich skrzynka została aktywowana. Dopiero aktywacja umożliwia korzystanie z usługi, a w przypadku publicznego dostawcy powoduje automatyczny wpis adresu do BAE.

Od momentu wpisania adresu do BAE staje się on właściwym adresem przedsiębiorcy do elektronicznej korespondencji urzędowej. Podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń kierują na niego pisma, które mogą wywoływać określone skutki prawne.

– e-Doręczenia pozwalają przedsiębiorcom prowadzić oficjalną korespondencję z administracją publiczną bez konieczności wizyt w urzędach czy na poczcie. Trzeba jednak pamiętać, że samo uzyskanie adresu nie kończy całego procesu. Kluczowe są aktywacja skrzynki i zapewnienie jej regularnej obsługi. W praktyce oznacza to konieczność traktowania e-Doręczeń jako stałego elementu prowadzenia działalności gospodarczej – podkreśla Michał Kossakowski, kierownik Zespołu e-Doręczeń i Katalogów Publicznych w Centralnym Ośrodku Informatyki.

Nieodebrana korespondencja również może wywoływać skutki prawne

Jedną z najważniejszych zasad korzystania z e-Doręczeń jest konieczność regularnego sprawdzania skrzynki. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że powiadomienie wysyłane na adres e-mail ma wyłącznie charakter informacyjny. Sam brak powiadomienia lub jego przeoczenie nie zwalnia z odpowiedzialności za terminowy odbiór korespondencji.

W przypadku pism przesyłanych przez podmioty publiczne obowiązuje zasada, że jeżeli przedsiębiorca nie odbierze wiadomości, po upływie 14 dni od jej wpłynięcia do skrzynki, zostanie ona uznana za skutecznie doręczoną. Oznacza to, że terminy związane z otrzymanym pismem mogą rozpocząć swój bieg, nawet jeśli adresat nie zapoznał się z jego treścią.

Dlatego przedsiębiorcy powinni nie tylko regularnie kontrolować skrzynkę, ale również zadbać o właściwą organizację obiegu dokumentów. Skrzynką może zarządzać sam właściciel działalności lub wskazany przez niego administrator. Warto także ustalić zasady obsługi korespondencji podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za jej odbiór.

Jak założyć adres do e-Doręczeń, jeśli firma jeszcze go nie ma?

Przedsiębiorcy, którzy nie mają jeszcze aktywnego adresu do e-Doręczeń, nadal mogą go założyć. W przypadku korzystania z publicznego dostawcy usługi cały proces odbywa się online po zalogowaniu na stronie Biznes.gov.pl.

W tym celu należy:

1. Przygotować wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, korzystając z odpowiedniej e-usługi na Biznes.gov.pl lub wniosku o zmianę wpisu w CEIDG.

2. Podpisać wniosek elektronicznie i przesłać go do rozpatrzenia.

3. Po otrzymaniu wiadomości e-mail informującej o utworzeniu adresu zalogować się na stronie Biznes.gov.pl.

4. Aktywować skrzynkę do e-Doręczeń i wskazać adres e-mail, na który będą przesyłane powiadomienia o nowej korespondencji.

Po aktywacji adres zostanie automatycznie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać skrzynką lub wskazać osobę odpowiedzialną za obsługę korespondencji.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma jeszcze adresu lub nie aktywował skrzynki, korespondencja z urzędów będzie nadal dostarczana w formie papierowej. Nie znosi to jednak ustawowego obowiązku posiadania aktywnego ADE.

Adres do e-Doręczeń można uzyskać także u kwalifikowanych dostawców usług.

e-Doręczenia usprawniają codzienną obsługę spraw firmowych

Od początku 2026 r. e-Doręczenia stanowią podstawowy kanał elektronicznej korespondencji urzędowej w sprawach objętych ustawą o doręczeniach elektronicznych. Rozwiązanie stopniowo zastępuje komunikację prowadzoną wcześniej za pośrednictwem ePUAP i ogranicza konieczność korzystania z tradycyjnych przesyłek pocztowych.

Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość wysyłania i odbierania oficjalnej korespondencji niezależnie od miejsca pobytu, łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz uporządkowanie komunikacji z administracją. System zapewnia bezpieczeństwo wymiany informacji i dostęp do dowodów nadania oraz odbioru przesyłek, co ma szczególne znaczenie w sprawach wymagających zachowania terminów. Korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń w korespondencji z podmiotami publicznymi jest dla przedsiębiorców bezpłatne.

Usługa e-Doręczeń jest rozwijana przez Centralny Ośrodek Informatyki we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, Ministerstwem Rozwoju i Technologii oraz Pocztą Polską, która pełni funkcję operatora wyznaczonego.

Więcej informacji dotyczących zasad korzystania z e-Doręczeń oraz zakładania i aktywacji skrzynki można znaleźć na stronach gov.pl/web/e-doreczenia oraz Biznes.gov.pl.